FONDS professionell Österreich, Ausgabe 3/2017

225 www.fondsprofessionell.at | 3/2017 Das bringt Mifid II für Banken, Wertpapierfirmen, WPDLU und Berater Aufzeichnung von Telefongesprächen Schon Mifid I kennt umfassende Aufzeichnungspflichten für die Institute. Neu ist hier vor allem die verpflichtende Aufzeich- nung von Telefonaten, zumindest in Bezug auf den Handel für eigene Rechnung sowie die Annahme, Übermittlung und Ausführung von Kundenaufträgen. Die Dienstleistung der Anlageberatung nennt der Gesetzgeber in diesem Zusammenhang nicht. Umfasst sind allerdings Telefonate, mit denen die oben genannten Dienstleistungen veranlasst werden sollen. Die Bestimmung dient der Kundenverfügbarkeit (siehe rechte Spalte), der Nachprüfbarkeit durch die FMA sowie der Prävention von Marktmissbrauch. • Ergreifung angemessener Maßnahmen zur Aufzeichnung von Telefonaten und elektronischer Kommunikation, ein- schließlich angemessener Maßnahmen, um zu verhindern, dass Mitarbeiter mithilfe privater Geräte kommunizieren, ohne dass entsprechende Aufzeichnungen geführt werden • Mitteilung an Neu- und Altkunden, dass Telefonate und elektronische Kommunikation aufgezeichnet werden, vor Dienstleistungserbringung, zumindest aber jährlich (!) • Aufzeichnungen müssen den betreffenden Kunden auf Anfrage kostenlos zur Verfügung gestellt werden. • Aufzeichnungen sind fünf Jahre aufzubewahren. • Erstellung einer entsprechenden Leitlinie, die vor allem die oben genannten Maßnahmen und Aspekte umfasst • Je nachdem, welche Vorgaben ein Haftungsdach in den Leitlinien macht und welche Geräte und Aufzeichnungstools zum Einsatz gelangen beziehungsweise zur Verfügung ge- stellt werden, kann die Bandbreite der Handlungsmöglich- keiten des Beraters sehr weit oder sehr eng gestaltet sein. • Nach derzeitigem Wissensstand tendieren vor allem große Haftungsdächer dazu, die Nutzung privater und nicht im Eigentum des Unternehmens befindlicher Telefongeräte im Rahmen ihrer Leitlinien generell zu verbieten. • Berater sollten von ihrem Haftungsdach jedenfalls zeitnah umfassende Informationen darüber anfordern, wie das Unternehmen mit dem Thema umzugehen gedenkt; weiters darüber, worauf der Berater zukünftig bei Kommunikation mit dem Kunden via Telefon zu achten hat. Sichere Übermittlung von Daten Die Implementierung solider Sicherheitsmechanismen, „durch die die Sicherheit und Authentifizierung der Informations- übermittlungswege gewährleistet werden“ 3 , erhält durch Mifid II nochmals eine deutlich explizitere Betonung. Im Fokus stehen die angemessene Prävention von Datenverfälschung sowie der Schutz und die Vertraulichkeit von Daten. • Einsatz von ausschließlich „State of the Art“-Equipment (PC, Server, Exchange-Server, Internetprovider beziehungs- weise -anbindung, Smartphone etc.) iZm elektronischer Kommunikation (E-Mail, Fax, SMS etc.) • Festlegung von Leitlinien, welche Personen über welche Geräte auf welche Weise kommunizieren dürfen, und Über- prüfung dieser Leitlinien (siehe auch oben: Aufzeichnung von Telefongesprächen) • Implementierung adäquater Maßnahmen zum Schutz von Daten und Informationen sowohl physisch (z.B. Safe/ Sicherheitstür, Alarmanlage) als auch elektronisch (Firewall, Passwortschutz etc.) • Eine wesentliche Frage iZm Sicherheit stellt die Handhabung von E-Mail-Kommunikation dar: Solange es üblich ist, im Geschäftsverkehr E-Mails auf „normale“, nicht gesondert mit Passwort verschlüsselte Weise zu versenden (durchaus auch üblicher Modus der FMA), wird dieser Informations- übermittlungsweg wohl als angemessen zu werten sein. • Der Berater sollte mit dem Haftungsdach Rücksprache halten, inwieweit es ihm gestattet ist, im Rahmen der Dienstleistungserbringung eigenes Equipment zu verwen- den (besonders heikel ist dies vor anderem Hintergrund bei Einsatz von Telefonen, siehe oben). • Achtung: Gerade bei eigenem, nicht angemessenem – oder nicht vom Unternehmen gestattetem – Equipment sollte der Berater Regressszenarien des Haftungsdachs bedenken. • Wird dem Berater vom Unternehmen Equipment zur Ver- fügung gestellt, so darf er grundsätzlich davon ausgehen, dass dieses Equipment den gesetzlichen Anforderungen an das Haftungsdach entspricht. Vorteile (Inducements) von/an Dritte(n) Entgegen verbreiteter Meinung bleibt die bestehende recht- liche Grundstruktur zum Thema „Vorteile“ durch Mifid II unberührt: Die Gewährung/Annahme von Vorteilen (monetär wie nichtmonetär) ist unzulässig. Wesentliche Ausnahme hierzu ist die Offenlegung gegenüber dem Kunden iZm der dem Vorteil anhaftenden Qualitätsverbesserung der Dienst- leistung für den Kunden. Mifid II bringt allerdings vor allem drei wesentliche Neuerun- gen: 1. Vorteile iZm mit Portfolioverwaltung und unabhängiger Beratung sind jedenfalls unzulässig. 2. Der Gesetzgeber nor- miert konkrete Anhaltspunkte für die Qualitätsverbesserung der Dienstleistung. 3. Analysen („Research“) dürfen grund- sätzlich nicht mehr ohne Weiteres kostenfrei bezogen werden (siehe rechte Spalte). Die Regelungen verschärfen somit nochmals die schon durch Mifid I etablierten gesetzlichen Mechanismen zur Eindämmung indirekter Vergütungs- beziehungsweise Vorteilsgewährung. • Unternehmen und ihre Berater dürfen bei Portfolioverwal- tung und unabhängiger Beratung keine Vorteile annehmen. • Bei anderen als den genannten Wertpapierdienstleistungen: Der Vorteil ist dem Kunden vollumfänglich offenzulegen, und er muss die Qualität der Dienstleistung für den Kunden verbessern (z.B. durch Vor-Ort-Verfügbarkeit qualifizierter Berater). • Unternehmen haben eine interne Liste aller Vorteile zu führen und weiters aufzuzeichnen, wie der Vorteil die Qualität der Dienstleistung verbessert. • Generell sind Vorteile (auch geringfügige nichtmonetäre) dem Kunden rechtzeitig offenzulegen. • Möchte das Unternehmen weiterhin Analysen beziehen, so sind diese – zumindest bei Portfolioverwaltung und unab- hängiger Beratung – aus eigenen Mitteln oder durch eine vom Kunden zu entrichtende Analysegebühr zu finanzieren. • Aufgrund der Schnittstellenfunktion des Beraters zum Kun- den sollte gerade auch der Berater tunlichst sicherstellen, dass er (bzw. das Haftungsdach) keine unzulässigen Vor- teile entgegennimmt und behält. • Unternehmen und ihre Berater dürfen bei Portfolioverwal- tung und unabhängiger Beratung keine Vorteile annehmen. • Bei anderen als den genannten Wertpapierdienstleistungen: Der Vorteil ist dem Kunden vollumfänglich offenzulegen, und er muss die Qualität der Dienstleistung für den Kunden verbessern (z.B. durch Vor-Ort-Verfügbarkeit qualifizierter Berater). • Generell sind Vorteile (auch geringfügige nichtmonetäre) dem Kunden rechtzeitig offenzulegen. Wesentliche Neuerungen nach Mifid II 1 Aspekte und Aufgaben aus Sicht der Institute 2 Aspekte und Aufgaben aus Sicht der Berater 1 Es handelt sich um eine überblicksartige Darstellung einer Auswahl wesentlicher Mifid-II-Themen, die sich textlich überwiegend in dem ab 3. Jänner 2018 in Kraft tretenden Wert- papieraufsichtsgesetz 2018 (WAG 2018) widerspiegeln. Die Inhalte dieser Matrix stellen die unverbindliche Meinung des Verfassers dar, sie erheben keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit, Richtigkeit oder Aktualität. Der Verfasser übernimmt keine Haftung für die Vollständigkeit, Richtigkeit oder Aktualität der Inhalte dieser Matrix. 2 Gemeint sind „Rechtsträger“ im Sinne des WAG 2018, also vor allem Kreditinstitute, Wertpapierfirmen und Wertpapierdienstleistungsunternehmen. 3 Wortlaut aus dem WAG 2018 | 4 Betrifft nur Wertpapierfirmen und Wertpapierdienstleistungsunternehmen Quelle: Kapitalmarkt Consult KCU GmbH exklusiv für FONDS professionell